Incorporación de un nuevo cliente: lista de verificación para contadores
Incorporar a un nuevo cliente con un proceso claro ayuda a organizar su información, entender sus obligaciones y evitar empezar cada periodo desde cero. Esta lista de verificación te guía desde la recopilación inicial de datos hasta la primera revisión en Nompli.
1. Reúne la información básica del cliente
Antes de comenzar, solicita y registra la información necesaria para identificar al negocio y entender cómo opera. La documentación dependerá de su actividad y de las reglas aplicables en su jurisdicción.
Nombre legal y nombre comercial, si corresponde.
Identificación fiscal y datos de contacto.
Dirección y actividad económica.
Fecha de inicio del servicio contable y periodo que revisarás primero.
Datos de las personas de contacto y responsables de aprobar información.
Información sobre las entidades, sucursales o cuentas que debas supervisar.
Confirma que los datos estén completos y coincidan con los documentos del cliente. Si hay diferencias o información pendiente, anótalas y acuerda cómo darles seguimiento.
2. Define el alcance del trabajo
Aclara qué tareas estarán a tu cargo y cuáles seguirán siendo responsabilidad del cliente. Deja por escrito los acuerdos para reducir confusiones durante los cierres y las fechas de cumplimiento.
Qué periodos revisarás.
Qué documentos debe entregar el cliente y con qué frecuencia.
Qué reportes o papeles de trabajo prepararás.
Quién revisará y aprobará la información.
Cómo se comunicarán los pendientes y las fechas importantes.
Qué aspectos requieren confirmación con la autoridad fiscal o con un asesor especializado.
No des por hecho que todos los clientes tienen las mismas obligaciones. Confirma las reglas y los formatos aplicables a cada negocio.
3. Solicita los documentos iniciales
Pide los documentos necesarios para conocer la situación del cliente y preparar una primera revisión. La lista puede variar según la actividad, el país y el periodo de incorporación.
Considera solicitar:
Facturas de venta y de compra.
Comprobantes de gastos y soportes de pago.
Notas de crédito y documentos relacionados.
Reportes contables o fiscales de periodos anteriores.
Declaraciones y comprobantes de presentación, si están disponibles.
Listados de clientes y proveedores.
Información sobre retenciones u otros registros relevantes.
Una relación de documentos pendientes o asuntos que necesiten revisión.
Organiza los archivos por periodo y tipo de documento. Si recibes soportes atrasados o con fechas que no coinciden con el periodo revisado, sepáralos para evaluar su tratamiento.
4. Organiza el acceso a Nompli
Una vez que el cliente esté vinculado a tu cartera, comprueba que puedes acceder a la cuenta correcta. En Nompli, puedes cambiar entre las empresas vinculadas desde el nombre de la empresa actual o desde tu perfil, y seleccionar el cliente que deseas supervisar.
Antes de iniciar el trabajo, verifica:
Que seleccionaste la empresa correcta.
Que estás revisando el periodo correspondiente.
Que tienes a mano los contactos necesarios para resolver dudas.
Que la información del cliente no se está mezclando con la de otra cuenta.
Si no aparece la empresa esperada o no puedes acceder a la información necesaria, confirma primero que estás usando la cuenta correcta y solicita apoyo por el canal correspondiente.
5. Configura una rutina de revisión
Establece desde el principio cómo mantendrás la información al día. Una revisión periódica permite detectar documentos faltantes y posibles discrepancias antes del cierre mensual.
Puedes acordar una rutina que incluya:
Revisar la cuenta del cliente al menos una vez por semana.
Confirmar que las facturas y los gastos del periodo estén disponibles.
Comprobar que los gastos estén categorizados de forma coherente.
Consultar los cálculos y las alertas disponibles.
Comunicar al cliente los documentos faltantes o las dudas pendientes.
Registrar los asuntos que necesitan seguimiento.
El flujo mensual de Nompli centraliza información como facturas, gastos, cálculos, alertas y reportes para ayudar a revisar la cartera y priorizar las obligaciones próximas.
6. Revisa la información del periodo inicial
Realiza una revisión preliminar antes de preparar reportes o avanzar con el cierre. El objetivo es identificar lo que está completo, lo que requiere aclaración y lo que todavía falta.
Confirma que las facturas y los gastos correspondan al periodo.
Revisa si hay documentos duplicados, omisiones o registros que necesiten aclaración.
Comprueba que las categorías utilizadas sean consistentes.
Consulta las alertas sobre documentos faltantes o posibles discrepancias.
Anota las diferencias encontradas y solicita los soportes necesarios.
Compara los totales con las fuentes oficiales pertinentes, cuando corresponda.
No presentes como definitivo un cálculo o reporte que todavía dependa de información incompleta. Documenta los supuestos y los pendientes para revisarlos con el cliente.
7. Identifica obligaciones y fechas importantes
Pide al cliente el calendario de obligaciones que ya utiliza y verifica qué fechas se aproximan. Las obligaciones dependen de la actividad y la jurisdicción, así que confirma siempre los requisitos aplicables al negocio.
Puedes utilizar Nomi IA para consultar recomendaciones basadas en el contexto del negocio y las obligaciones configuradas, por ejemplo, para solicitar un resumen de la situación fiscal o preguntar qué vencimiento se aproxima. Revisa la respuesta antes de usarla en tu trabajo y confirma la información con las fuentes pertinentes.
8. Prepara el primer reporte de trabajo
Cuando la información inicial esté organizada, descarga el reporte del periodo que corresponda desde la sección Reportes. Revisa que el mes y la cuenta seleccionados sean los correctos.
Los reportes pueden incluir información sobre ingresos y egresos facturados, retenciones y listados de clientes y proveedores. Úsalos como apoyo para tus papeles de trabajo o como base para preparar los formularios oficiales. Verifica que el formato y la autoridad fiscal correspondan al cliente; algunos formatos son específicos de una jurisdicción.
9. Comunica los pendientes al cliente
Al finalizar la primera revisión, comparte un resumen claro para que el cliente sepa qué falta y cuál es el siguiente paso. Prioriza las solicitudes para que pueda atender primero lo que afecta una obligación próxima o la integridad del periodo.
Incluye:
Documentos recibidos y periodo revisado.
Información que aún falta.
Dudas que requieren respuesta o aclaración.
Posibles discrepancias que necesitan soporte.
Fechas de seguimiento acordadas.
Próximos pasos para completar la revisión.
Lista de verificación final
Antes de considerar completada la incorporación inicial, confirma que:
La información básica del cliente está registrada y verificada.
El alcance del trabajo y las responsabilidades están acordados.
Se recibieron o solicitaron los documentos iniciales.
La cuenta y el periodo correctos se seleccionaron en Nompli.
La rutina de revisión y comunicación quedó definida.
Las obligaciones y fechas importantes se revisaron para la jurisdicción aplicable.
Los documentos faltantes y las dudas quedaron anotados.
El primer reporte corresponde al cliente y al periodo correctos.
Los pendientes tienen una persona responsable y una fecha de seguimiento.
Una incorporación ordenada facilita la gestión de la cartera y permite dar seguimiento a cada cliente con más claridad. Mantén los documentos, las revisiones y los acuerdos organizados para que el próximo cierre mensual no empiece desde cero.