Cómo migrar tus datos de World Office a Nompli paso a paso
¿Utilizas World Office para administrar la información contable de tu empresa y quieres empezar a utilizar Nompli para organizar tu gestión fiscal? En esta guía te explicamos cómo preparar tus datos, conservar tus documentos y configurar tu cuenta para iniciar la transición de manera ordenada.
El proceso depende de la información que tengas en World Office y de las funciones de carga e importación disponibles en tu cuenta de Nompli. Antes de comenzar, verifica qué datos pueden incorporarse y cuáles deberán conservarse como respaldo.
¿Qué información debes preparar?
Antes de iniciar la migración, reúne los siguientes registros, según corresponda a tu negocio:
Datos de identificación fiscal de la empresa.
Información de clientes y proveedores.
Facturas de venta y compra.
Archivos XML y PDF de los comprobantes electrónicos.
Registros de ingresos y gastos.
Reportes contables y fiscales.
Retenciones, impuestos y saldos pendientes.
Declaraciones presentadas y comprobantes de pago.
Información de inventario, si la necesitas para tus operaciones.
Catálogo de cuentas y balances históricos, cuando corresponda.
No toda la información contable de World Office necesariamente se puede incorporar como datos activos en Nompli. Identifica qué necesitas para tu gestión fiscal y qué debes mantener en tu sistema contable.
Paso 1. Exporta tus contactos
Si necesitas conservar los datos de clientes y proveedores, revisa las opciones de exportación de World Office.
Descarga los listados disponibles en un formato reutilizable, si la plataforma lo permite.
Comprueba que los nombres, números de identificación fiscal, correos y demás datos estén organizados correctamente.
Separa los clientes de los proveedores cuando sea útil.
Identifica registros duplicados o incompletos.
Guarda una copia de los archivos originales.
Antes de intentar importar estos listados en Nompli, confirma si tu cuenta admite el formato y el tipo de información que contienen.
Paso 2. Organiza los productos y servicios
Si World Office contiene un catálogo de productos o servicios, identifica cuáles de esos datos necesitas conservar.
Reúne las descripciones, referencias, unidades, precios e información tributaria disponible. Verifica que los códigos y las clasificaciones correspondan a tu operación.
Si necesitas migrar inventario, existencias o costos, confirma cómo seguirás administrando esos procesos. No asumas que Nompli reemplaza automáticamente las funciones de inventario de tu sistema anterior.
Paso 3. Conserva las facturas y los comprobantes electrónicos
Descarga o respalda los documentos que necesites consultar posteriormente.
Siempre que estén disponibles, conserva los archivos electrónicos originales y sus representaciones PDF. Organízalos por período, tipo de documento y empresa.
Comprueba que los archivos puedan abrirse y que la información coincida con tus registros. No vuelvas a emitir facturas que ya fueron emitidas simplemente porque estás cambiando de plataforma.
Paso 4. Respalda tus reportes contables y fiscales
Exporta los reportes que te permitan reconstruir tu historial:
Ingresos y gastos por período.
Impuestos y retenciones.
Saldos de cuentas y balances.
Cuentas por cobrar y por pagar.
Conciliaciones y movimientos bancarios.
Declaraciones presentadas.
Créditos fiscales y saldos pendientes, cuando corresponda.
Solicita a tu contador que identifique los reportes necesarios para dar continuidad a la contabilidad y al cumplimiento tributario.
Paso 5. Configura tu empresa en Nompli
Accede a Nompli y completa la configuración inicial de tu negocio.
Selecciona Colombia como país, si esa es la jurisdicción fiscal de la empresa.
Introduce tu identificación tributaria y los datos del negocio.
Verifica el tipo de contribuyente y las obligaciones aplicables.
Revisa la información fiscal antes de utilizar los cálculos o reportes.
Comprueba las funciones disponibles para tu cuenta.
Consulta también la guía de configuración inicial de Nompli.
Paso 6. Confirma cómo incorporar tus datos
Antes de cargar archivos, verifica con el equipo de Nompli si existe una función compatible con los formatos exportados desde World Office.
Si hay una opción de importación compatible: sigue las instrucciones de esa función y valida los datos incorporados.
Si no hay una opción compatible: conserva los archivos como respaldo y utiliza únicamente los métodos de registro o carga que estén habilitados.
Si necesitas migrar un volumen elevado de información: consulta con soporte qué alternativas están disponibles para tu caso.
No asumas que puedes importar directamente el catálogo de cuentas, los asientos contables, los saldos o toda la base de datos de World Office.
Paso 7. Comprueba que la información esté correcta
Antes de utilizar los datos para tu próximo cierre fiscal, compara los registros originales con la información disponible en Nompli.
Revisa los ingresos, gastos, impuestos, retenciones, documentos faltantes y operaciones pendientes. Si encuentras diferencias, identifica su origen y consulta a tu contador antes de utilizar los resultados para una declaración.
Paso 8. Conserva tu historial de World Office
No canceles tu acceso ni elimines los archivos originales hasta confirmar que conservas toda la documentación que necesitas.
Mantén disponibles las declaraciones, los comprobantes de pago, las facturas electrónicas y los reportes históricos. La duración del período de conservación depende de las obligaciones legales y fiscales aplicables a tu empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar toda mi información de World Office a Nompli?
Depende de las funciones de importación disponibles y de los formatos admitidos. Confirma las opciones con soporte antes de iniciar el proceso.
¿Puedo migrar el catálogo de cuentas y los saldos contables?
No debes asumir que estas funciones están disponibles. Conserva los reportes originales y consulta qué información puede incorporarse a Nompli.
¿Nompli reemplaza World Office para toda la contabilidad?
No necesariamente. Evalúa qué funciones necesitas y cuáles están disponibles en Nompli. Puedes necesitar mantener un sistema contable para procesos que estén fuera del alcance de tu configuración fiscal.
¿Debo volver a registrar las facturas de períodos anteriores?
No lo hagas sin verificar primero las funciones disponibles y la necesidad concreta. Conserva los comprobantes originales y evita duplicar operaciones.
Checklist de migración
Identifiqué los datos que necesito conservar.
Exporté los listados y reportes disponibles.
Guardé las facturas y los comprobantes electrónicos originales.
Revisé los saldos y las obligaciones pendientes.
Configuré correctamente mi empresa en Nompli.
Confirmé qué formatos y funciones de importación están disponibles.
Comparé los registros y resolví las diferencias.
Conservé el historial contable y fiscal necesario.
¿Necesitas ayuda con tu migración?
Escribe a soporte@nompli.com e indica que actualmente utilizas World Office. Incluye el país de tu empresa, el tipo de información que necesitas conservar y los formatos disponibles. No envíes contraseñas ni credenciales de acceso.