Cómo corregir errores e inconsistencias detectados durante una auditoría

Objetivo

Una auditoría preventiva, fiscal o financiera permite identificar diferencias que podrían afectar tus reportes, el control de tus gastos o el cumplimiento de tus obligaciones. Una vez detectadas, es importante investigarlas y corregirlas con evidencia, en lugar de modificar registros sin verificar su origen.

Esta guía te ayudará a organizar los hallazgos y darles seguimiento con Nompli.

1. Identifica y clasifica cada inconsistencia

Antes de realizar cualquier cambio, registra qué encontraste y dónde aparece.

Algunos ejemplos frecuentes son:

• Facturas duplicadas o registradas más de una vez.

• Gastos sin factura u otro documento de respaldo.

• Diferencias entre los importes de una factura y los registros internos.

• Ingresos que no coinciden con los movimientos bancarios.

• Datos fiscales incorrectos o incompletos.

• Impuestos calculados sobre una base que necesita revisión.

• Movimientos bancarios que no tienen un registro relacionado.

Clasifica cada hallazgo según su naturaleza: documental, fiscal, financiera o administrativa.

2. Verifica los documentos originales

Reúne la factura, el comprobante de pago, el contrato, el estado de cuenta u otro documento relacionado con el hallazgo.

Comprueba lo siguiente:

• Fecha de la operación.

• Nombre e identificación fiscal del proveedor o cliente.

• Número del documento.

• Subtotal, impuestos y total.

• Moneda utilizada.

• Estado de pago o cobro.

• Periodo al que corresponde la operación.

No des por hecho que existe un error únicamente porque dos registros presentan valores diferentes. La diferencia puede deberse a fechas de pago, retenciones, notas de crédito, comisiones bancarias u otros factores.

3. Determina la causa

Una vez reunida la documentación, identifica qué originó la diferencia.

Por ejemplo, una factura duplicada puede deberse a que el mismo archivo se cargó dos veces. Una diferencia bancaria puede corresponder a una comisión o a un pago que todavía no se ha registrado.

Documenta la causa identificada y conserva la evidencia que la respalda.

4. Define la acción correctiva

La solución dependerá del tipo de inconsistencia:

• Documento duplicado: confirma cuál registro corresponde a la operación real antes de eliminar o excluir cualquier registro.

• Gasto sin respaldo: solicita el documento al proveedor o reúne la evidencia válida disponible.

• Importe incorrecto: compara el registro con la factura original y determina qué dato debe corregirse.

• Diferencia bancaria: identifica si corresponde a una comisión, transferencia, pago pendiente u otra operación.

• Posible error fiscal: revisa el tratamiento aplicable con un contador o asesor fiscal.

Evita modificar documentos originales o eliminar información sin conservar la trazabilidad de los cambios.

5. Revisa la información después de corregirla

Después de realizar una corrección, vuelve a comprobar los registros relacionados.

Verifica que:

• El importe corregido coincida con la documentación.

• No se haya creado un duplicado nuevo.

• Los reportes relacionados reflejen la información actualizada, cuando corresponda.

• La corrección no genere otra diferencia en el mismo periodo.

• Se conserve la evidencia de la revisión.

Si la corrección afecta una declaración ya presentada, consulta con un profesional fiscal para determinar si corresponde realizar una rectificación u otro procedimiento.

6. Lleva un registro de los hallazgos

Puedes utilizar una hoja de seguimiento con estas columnas:

¿Cómo te ayuda Nompli?

Nompli te permite organizar información fiscal, revisar documentos y trabajar con reportes que facilitan el control de tus operaciones. Puedes utilizar esa información como apoyo para identificar diferencias y preparar las revisiones necesarias.

La disponibilidad de cada función dependerá de las herramientas habilitadas en tu cuenta. Si necesitas orientación sobre una inconsistencia, escribe a soporte@nompli.com.

Preguntas frecuentes

¿Debo corregir todos los errores de inmediato?

Conviene priorizar los hallazgos según su impacto, especialmente los que puedan afectar declaraciones, pagos, obligaciones próximas o la confiabilidad de tus reportes.

¿Puedo eliminar una factura duplicada sin revisarla?

No es recomendable. Primero confirma que se trate de un duplicado real y conserva evidencia de la decisión.

¿Nompli corrige automáticamente todos los errores fiscales?

No debes asumir que una diferencia detectada se corrige automáticamente. Revisa los documentos y determina la acción necesaria. Para decisiones fiscales complejas, consulta con un profesional.

¿Nompli presenta declaraciones corregidas por mí?

No. Nompli ayuda a organizar información y preparar revisiones, pero no sustituye la asesoría profesional ni presenta declaraciones en tu nombre.