Cómo preparar tu empresa para una auditoría en Nompli
Objetivo
Preparar la información antes de una auditoría facilita la revisión de tus operaciones, reduce el tiempo dedicado a buscar documentos y ayuda a identificar posibles inconsistencias.
Esta guía explica cómo organizar la documentación de tu empresa antes de realizar una revisión preventiva, fiscal o financiera con apoyo de Nompli.
1. Define el objetivo de la revisión
Antes de comenzar, determina qué deseas revisar.
Algunos objetivos posibles son:
Comprobar que las facturas y los documentos estén organizados.
Detectar diferencias entre ingresos, gastos y pagos.
Revisar la información utilizada para preparar obligaciones fiscales.
Analizar movimientos bancarios.
Verificar registros de activos fijos.
Preparar documentación para una revisión de un contador o auditor.
Definir el objetivo te ayudará a identificar qué periodos, documentos y registros necesitas reunir.
2. Selecciona el periodo que vas a revisar
Determina las fechas de inicio y finalización de la revisión.
Por ejemplo, puedes preparar una revisión mensual, trimestral o anual, según las necesidades de tu empresa.
Ten en cuenta que el periodo de una revisión interna no siempre coincide con el periodo de una declaración fiscal. Comprueba los periodos aplicables antes de comparar reportes.
3. Reúne los documentos necesarios
Organiza los archivos según el tipo de revisión.
Para una revisión fiscal
Facturas de ventas y compras.
Comprobantes fiscales.
Notas de crédito y documentos relacionados.
Información de retenciones y anticipos, cuando corresponda.
Declaraciones y comprobantes de pago anteriores.
Documentación adicional exigida por la normativa local.
Para una revisión financiera
Estados de cuenta bancarios.
Comprobantes de transferencias y pagos.
Registros de ingresos y gastos.
Facturas pendientes de cobro o pago.
Contratos y otros documentos de respaldo.
Información de activos y pasivos, cuando aplique.
Para una revisión preventiva
Documentación fiscal y financiera relevante.
Registros de operaciones.
Datos de clientes y proveedores.
Reportes que utilices para administrar el negocio.
Listado de dudas o diferencias que quieras investigar.
No todas las empresas necesitan los mismos documentos. Adapta esta lista a tu actividad y al objetivo de la revisión.
4. Organiza los archivos
Para facilitar su consulta, utiliza una estructura uniforme.
Una opción es crear carpetas por año y mes, con subcarpetas para ventas, compras, bancos, impuestos y otros documentos relevantes.
También puedes utilizar nombres de archivo descriptivos que incluyan fecha, proveedor o cliente, tipo de documento e identificador, cuando corresponda.
Antes de cargar o compartir documentos:
Comprueba que los archivos se abran correctamente.
Evita guardar varias copias sin identificar cuál es la válida.
Verifica que los documentos pertenezcan a la empresa y al periodo correctos.
Protege la información confidencial.
Conserva los originales cuando sea necesario.
Nunca compartas contraseñas ni credenciales de acceso a tus sistemas.
5. Organiza la información en Nompli
Accede a tu cuenta de Nompli y revisa la información que ya tienes disponible.
Comprueba que estés trabajando con la empresa y el periodo correctos. Revisa los documentos y reportes que correspondan al objetivo de la auditoría.
Si todavía estás configurando tu cuenta, consulta la guía de configuración inicial.
La disponibilidad de reportes y herramientas puede variar según las funciones habilitadas en tu cuenta. Si no encuentras una opción o necesitas ayuda para organizar la información, escribe a soporte@nompli.com.
6. Identifica los puntos que requieren atención
Antes de comenzar la revisión detallada, prepara una lista de preguntas.
Por ejemplo:
¿Hay facturas que todavía no se han localizado?
¿Existen diferencias entre los pagos y los documentos?
¿Hay gastos cuya naturaleza no está clara?
¿Se han identificado posibles documentos duplicados?
¿Hay obligaciones fiscales próximas?
¿Existen operaciones que requieren una explicación adicional?
Esta lista te ayudará a enfocar la revisión y documentar los resultados.
7. Conserva evidencia y registra los pendientes
A medida que avances, registra cada hallazgo, la evidencia relacionada y la acción recomendada.
No elimines registros ni modifiques documentos originales sin verificar la situación y conservar la trazabilidad correspondiente.
Si la revisión requiere conocimientos técnicos, como determinar la deducibilidad de un gasto o la necesidad de rectificar una declaración, consulta con un profesional fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Debo tener toda la documentación antes de empezar?
Es preferible reunir la mayor cantidad posible de información. Si faltan documentos, registra cuáles son y quién debe proporcionarlos.
¿Nompli realiza una auditoría formal de mi empresa?
Nompli ofrece herramientas de organización y revisión que pueden apoyar tus controles internos. No sustituye una auditoría profesional independiente ni garantiza por sí solo el cumplimiento de todas las obligaciones.
¿Puedo preparar una revisión de varios meses?
Sí. Puedes organizar la documentación por periodos y comparar la información que tengas disponible, teniendo cuidado de utilizar reportes y documentos correspondientes a las fechas correctas.
¿Qué hago si necesito ayuda para comenzar?
Escribe a soporte@nompli.com e indica qué tipo de revisión deseas preparar y qué información necesitas organizar.